Visual Quality Kort fortalt

Kører på Windows XP og på alle senere versioner af Windows

Visual Quality er et Windows program som primært henvender sig til de brugere der er ansvarlige for at opbygge virksomhedens kvalitets-, ledelses- eller miljøledelsessystem.
Visual Quality indeholder en række moduler af hvilke modulerne til oprettelse af styring af dokumenter og registreringer samt elektroniske håndbøger udgør de centrale dele af systemet.

Nedenfor er vist nogle af mest anvendte moduler og funktioner i Visual Quality.

Dokumenter Hver dokument (og registreringsmappe) er automatisk styret igennem en livscyklus hvori et dokument eller en registreringsmappe oprettes som kladde, i modulet Kladde. Det slutter i sidste ende i modulet Historik, som indeholder alle arkiverede versioner af dokumenter og registreringsmapper. Mellem disse to tilstande, godkendes dokumentet eller registreringsmappen og den godkendte version vises i modulet Godkendt. Én godkendt version vil altid være gældende. Denne version findes i modulet Gældende. Du kan naturligvis vedhæfte alle typer filer (for eksempel et Office dokument, en pdf fil eller et billede) til et dokument, oprette links til andre objekter i VQ (andre dokumenter, krav, mv.), tilføje kommentarer og aktioner til dokumenter, åbne, redigere og udskrive vedhæftninger, lave fuldtekst søgninger og meget mere.
	Registreringer I Visual Quality er en registrering repræsenteret ved en registreringsmappe, som indeholder en formular og en datastruktur. Datastrukturen indeholder de data felter og den data tabel som indholder alle registreringsdata, mens formularen repræsenterer selve registreringsformularen. VQ har en avanceret indbygget HTML editor som lader dig indsætte felter fra datastrukturen og designe formularen præcist som det passer dig. Til registreringsmappen kan du også knytte et workflow og her definere trin, administrere godkendere, skrive tekster til bekræftelsessider på web sitet og til de mails der sendes til og fra godkendere samt meget mere. Modulet Dataanalyse viser alle registreringsdata for hver registreringsmappe og dette modul giver dig også de værktøjer du har brug for ifm. analyse af data: filtrering, sortering, gruppering, generering af rapporter, eksport til Excel for videre analyse og datavisualisering etc.
Håndbøger Dokumenter og registreringsformularer kan organiseres i elektroniske håndbøger. I en håndbog kan du oprette et vilkårligt dybt hierarki af undermapper (eller kapitler/afsnit) helt efter dig eget valg. Ved at knytte brugere eller brugergrupper til en håndbogsmappe kan du lade Visual Quality automatisere distributionen og administrationen af dokumenter som skal læses af Visual Quality's brugere. Så snart en ny version af et dokument bliver gældende, modtager brugerne automatisk en mail som fortæller om dette og at de skal læse den nye gældende version. Brugerne kan læse dokumentet (vedhæftningen) og kvittere herfor i både Visual Quality og i Visual Quality Web Access. Modulet Obligatorisk Læsning giver et komplet overblik over hvilke dokumenter, der er blevet læst og hvilke der ikke er.
	Brugere og rettighedssystemet Som det er tilfældet med alle andre moduler i Visual Quality, kan brugere i modulet Brugere organiseres i et mappehierarki efter eget valg. Endvidere giver modulet Rettigheder mulighed for at definere rettighedsmapper (eller grupper) til hvilke du kan a) tilknytte brugere og b) angive et adgangsniveau (Ingen, Læs, Opret, Redigér, Godkend eller Slet) for hver objektmappe feks. Kladde mapper, eller Håndbogsmapper, etc. i hele systemet. Da en bruger kan tilhøre flere rettigshedsmapper, har du fuld fleksibilitet ved konfigureringen af både Visual Quality og Visual Quality Web Access til hver enkelt brugers eller brugergruppes behov.
Flere funktioner... Simpel eller avanceret godkendelse? Godkendelsesprocessen kan enten være simpel eller avanceret. I det første tilfælde godkender en bruger med de nødvendige rettigheder dokumentet eller registreringsmappen (og dermed dens datastruktur og form) direkte. I det andet tilfælde er godkendelsesprocessen konfigureret til at være avanceret og her er flere brugere involveret i godkendelsesprocessen. Processen påbegyndes af dokumentgodkenderne som sender dokumentet til godkendelse. Visual Quality notificerer automatisk alle godkendere om dette og hver dokumentgodkender kan enten godkende eller afvise dokumentet. Når alle godkendere har godkendt det, så er dokumentet (eller registreringsmappen) endeligt godkendt. Et aktivt system. Visual Quality Enterprise er et aktivt system. Dets brugere behøver ikke huske datoer og tidspunkter for hændelser som de skal tage aktion på. Visual Quality Alert Service er en Windows service som kører på serveren og som kontinuerligt overvåger systemets tilstand og notificerer brugere når det er påkrævet. For eksempel sendes der automatisk en email til: - godkendere af et dokument eller en registreringsmappe når den er sendt til godkendelse - systemgodkenderen for et dokument når det er klar til systemgodkendelse - læsere af et dokument når en ny version af dokumentet bliver gældende (Obligatorisk læsning) - forfatteren til et dokument når en bruger opretter en kommentar til dokumentet - godkenderen eller godkenderne for et workflow trin når en registrering oprettes - godkenderen eller godkenderne for et workflow trin når en registrering på forrige trin godkendes - den ansvarlige bruger for en dokumentaktion ved påmindelsestidspunktet for aktionen. Standard software. Visual Quality Enterprise er udviklet ved brug af Microsofts udviklingsværktøjer og er baseret på de seneste Microsoft teknologier, hvilket ikke alene sikrer en høj grad af sikkerhed, men også giver din virksomhed et produkt som er fremtidssikret. Således er al forretningslogikken i Visual Quality Enterprise separeret fra brugergrænsefladerne (Visual Quality Master og Visual Quality Web Access) i moduler som kan anvendes af andre Windows-programmer eller Web applikationer. Eksempler herpå er Microsoft Office programmerne (Outlook, Word, Excel, mv), Microsoft SharePoint Services eller MOSS ligesom det er muligt at integrerere og udveksle data med virksomhedens eksisterende ERP system (feks. Microsoft NAV, Microsoft AX eller SAP). Også på database-niveau kan Visual Quality Enterprise integreres med din virksomheds øvrige programmer, idet Visual Quality Enterprise kan afvikles på såvel Microsoft SQL server som Microsoft Access. Nem at bruge. Brugergrænsefladen i Visual Quality Enterprise er opbygget på samme vis som flere Microsoft produkter (som eksempelvis Microsoft Office og outlook.com) og kommandoer og shortcuts er som man kender dem fra øvrige Microsoft produkter. Dette gør, at brugerne lynhurtigt bliver fortrolige med produktet og kan navigere rundt og løse de nødvendige opgaver fra første dag. Skulle det alligevel knibe med et bestemt område eller opgave er det blot at konsultere den omfattende online-hjælp. Nem at installere og opgradere. Visual Quality Enterprise kan installeres som en enkeltbrugerløsning på én maskine, i en client-server løsning eller feks. i et Citrix-miljø. Det er i alle tilfælde meget enkelt og intuitivt at installere produktet og vigtigst af alt: der er ligeså enkelt at opgradere fra én version til en nyere. Opgraderingsprogrammet sikrer automatisk, at der er fuld bagudkompatibilitet til tidligere versioner. Kører på alle versioner af Windows. Visual Quality kan installeres på alle Windows operativsystemer efter Windows XP. I en flerbrugerløsning anbefales det, at servermaskinen kører Win2003 Server eller senere versioner.